Teil 1 = Entscheidungshilfe: Pro & Contra Zelt-Event
Event im Zelt – Fakten zur Entscheidung
Viele Veranstalter unterschätzen den Aufwand und die Kosten eines Zelt-Events. Ein Zelt ist keine preiswerte Alternative zur Gastronomie, sondern eine High-End-Lösung für individuelle Standortwünsche.
Die 4 wichtigsten Punkte, die jeden Veranstalter beachten muss
1. Kosten und Aufwand
Ein Zelt-Event ist die teuerste Form des Feierns. Im Gegensatz zu einer Gaststätte, in der Infrastruktur (Küche, Mobiliar, Sanitäranlagen) vorhanden ist, muss im Zelt jedes Detail gemietet, angeliefert und aufgebaut werden. Der Planungsaufwand ist um ein Vielfaches höher, da Sie die Koordination aller Gewerke (Zeltbau, Strom, Wasser, Catering, Veranstaltungstechnik, Mobiliar, Dekoration, mobile Toiletten, Entsorgung) entweder selbst übernehmen oder dafür einen für alle Gewerke erfahrenen Zelt-Architekten beauftragen müssen.
2. Sicherheit und Haftung
- Genehmigung: Bei Standorten, die nicht im Privateigentum stehen, ist eine schriftliche Genehmigung des Eigentümers zwingend erforderlich.
- Bewachung: Zelte auf öffentlichem oder frei zugänglichem Gelände müssen vom Aufbau bis zum Abbau (meist ca. 1 Woche) durch einen Sicherheitsdienst bewacht werden.
- Haftung: Der Veranstalter haftet vollumfänglich für Schäden am Leihmaterial und Diebstahl.
3. Wetterrisiko
In Mitteleuropa ist eine professionelle Beheizung oder Klimatisierung sowie ein wetterfester Untergrund (Zeltboden) obligatorisch. Das Wetterrisiko liegt allein beim Veranstalter und verursacht zusätzliche Fixkosten für notwendige Technik.
4. Immissionsschutz und Logistik
- Lärmschutz: Ab 22:00 Uhr gelten strikte Lärmschutzverordnungen (besonders in Misch- und Wohngebieten). Ein Zelt bietet keinerlei Schallschutz.
- Infrastruktur: Es muss vorab geklärt werden, ob ausreichend Parkraum vorhanden ist und ob die Zufahrtswege für schwere LKW bis 40 t (Zeltbau/Catering) geeignet sind.
Kostenvergleich: Zelt oder Gaststätte
In einer stationären Location zahlen Sie primär für Speisen und Getränke. Die Infrastruktur ist komplett inklusive.
Beim Zelt entstehen erhebliche Zusatzkosten für:
- Miete für Zelt und Ausstattung.
- Logistikkosten aller Dienstleister.
- Temporäre Strom- und Wasseranschlüsse.
- Mobile Sanitäranlagen (Toilettenwagen).
Fazit: Ein Zelt-Event ist ein Exklusiv-Projekt. Wer Kosten sparen muss, sollte in einer bestehenden Location feiern. Ein Zelt ist nur dann die richtige Wahl, wenn das Budget den logistischen Mehraufwand ohne Abstriche bei Qualität oder Programm abdeckt.
Teil 2 = Vorschriften: Gesetzliche Vorgaben für Zelte
Definition: Fliegende Bauten
Professionelle Festzelte oder Eventzelte werden rechtlich als „Fliegende Bauten“ klassifiziert. Sie unterliegen strengen Sicherheitsauflagen und dürfen nur durch Fachpersonal montiert werden.
Zelttypen und Modulbauweise
Durch modulare Bauweise lassen sich verschiedene Zeltlandschaften kombinieren:
- Hauptzelte: Satteldach- oder Giebelzelte (Standardbreiten 10 m oder 15 m; Länge in 3-m-Schritten erweiterbar – Großzelte ab 20 m Breite und Länge in 5-m-Schritten).
- Anbauzelte: Meist Pagodenzelte 5 x 5 m, ideal für Empfang, Garderobe oder Raucherbereich.
- Funktionszelte: Separate Einheiten für Catering (Küchenzelt, Rücklauf), Toilettenzelt, Backstage-Bereiche oder Technik-/Materiallager.
- Kinderbereiche: Separate Kinderanimation, wie z. B. Kinderschminken
- Wandelemente: Wahlweise aus PVC-Plane (mit/ohne Fenster) oder festen Seitenwänden aus Glas oder Holz.
Gesetzliche Vorschriften
Generell gilt für jede Veranstaltung immer die Versammlungsstättenverordnung (VStättVO)
Für Zelte ab 200 m² gelten verschärfte Regeln:
- Prüfbuch-Pflicht: Ein aktuelles Prüfbuch (Baubuch) muss vorliegen und bei der behördlichen Abnahme sowie während der gesamten Veranstaltungsdauer zur Einsicht bereitgehalten werden.
- Zeltrichtmeister: Der Aufbau muss durch einen zertifizierten Richtmeister überwacht werden.
- Standsicherheit: Zelte müssen Windstärken bis Klasse 10 standhalten. Dies geschieht durch:
– Erdnägel (ca. 1 m lang) oder
– verankerungsfreies Aufstellen durch ALU-Kassettenboden mit Ballastierung oder durch Schwerlastböden. - Abstand zu Gebäuden: Zu benachbarten Gebäuden ist in der Regel ein Mindestabstand von 12 Metern einzuhalten. Die 12-Meter-Regel dient insbesondere dem Brandschutz, um ein Übergreifen von Feuer auf Gebäude zu verhindern. Bei firmeneigener Werksfeuerwehr kann der Mindestabstand auf 5 m verringert werden.
- Brandschutz (VStättVO):
• Alle Materialien (Planen, Teppiche, Dekoration) müssen B1-zertifiziert (schwer entflammbar) sein.
• Hauptgänge müssen eine Mindestbreite von 2,00 m aufweisen.
• Durchgänge zwischen den Möbeln min. 0,80 m.
• Sitzreihenabstand: min. 0,40 m. - Behördliche Abnahme: Vor Inbetriebnahme erfolgt in der Regel eine Abnahme durch das zuständige Bauamt, Landratsamt oder den TÜV.
Hier finden Sie detaillierte Vorgaben zu den Flucht- und Rettungswegen.
Boden- und Untergrundsysteme
Ein professioneller Zeltboden ist für die Statik und den Komfort zwingend erforderlich.
Alu-Kassettenboden / Schwerlastboden
Dieser bietet eine ebene, hochbelastbare Fläche worauf das Zelt montiert wird (statische Voraussetzung). Er ist mit Hubwagen befahrbar und ermöglicht das verankerungsfreie Aufstellen des Zeltes durch Ballastierung.
Einfache Holzböden sind für Gäste (Stolpergefahr, Absatzschäden) und stabiles Mobiliar ungeeignet.
Teppichboden im Zelt ist für gehobene Veranstaltungen, insbesondere bei der Möblierung mit Stühlen (hohe Geräuschentwicklung ) unerlässlich.
Mobiles Tanzparkett – im Tanzbereich muss auf dem Teppich ein mobiles Tanzparkett verlegt werden, um Sturzgefahr und Materialschäden zu vermeiden.
Teil 3 = Logistik: Planungsschritte zum Erfolg
Die Zeltgröße richtet sich nicht nach der Personenzahl allein, sondern nach der Summe aller Funktionsflächen.
Platzbedarfs-Kalkulation (Faustregeln)
Für die reine Sitzfläche rechnen Sie
- bei Standard Biertischgarnituren: ca. 1,35 m² pro Person
- bei rechteckigen Tischen (Bankett): ca. 2 m² pro Person
- runde Tische (Gala): ca. 3 m² pro Person (erfordern eine Zeltbreite von mindestens 15 m).
Wichtige Zusatzflächen – siehe auch Teil 2 (Zelttypen)
- Tanzfläche: Mindestens 1/3 der Gästezahl in m² (Beispiel 100 Personen mindestens 33 m²)
- Bühne: Nach technischen Anforderungen (Redner/Band/Künstler).
- Catering: Küchenbereich, Vor- und Rücklauf, Buffet- & Schankflächen sind abhängig vom Catering-Konzept
- Eingang/Garderobe: Ein oder mehrere Pagodenzelt(e) als Windfang und Schmutzschleuse ist/sind zwingend empfohlen.
Anforderungen an das Grundstück
- Beschaffenheit: Ein ebener, tragfähiger Untergrund ist ideal. Unebenheiten können durch das Bodensystem ausgeglichen werden, erhöhen jedoch den Montageaufwand.
- Zufahrt: Eine hindernisfreie Zufahrt für LKW (7,5 t bis 40 t) muss gewährleistet sein.
- Flächenbedarf: Das Grundstück sollte zusätzlich zur Zeltfläche etwa die gleiche Kapazität als Freifläche für Logistik, Auf-/Abbau und Außenbereich bieten.
- Entwässerung: Prüfen Sie das Gefälle. Regenwasser darf nicht unter das Zelt laufen; eventuell sind Holzstehe als Laufwege einzuplanen.
Infrastruktur: Strom, Wasser, Sanitär
Zur Ermittlung des Gesamtbedarfs (kW) müssen die Anschlusswerte aller Gewerke summiert werden:
- Catering: Öfen, Kühlung, alle technischen Geräte
- Veranstaltungstechnik: Licht- Ton- und Multi-Media-Technik, Band/Dj
- Klima: Heizaggregate oder Klimaanlagen
- Beleuchtung: Grund- und Ambiente-Beleuchtung des Zeltes und der Außenanlagen
Hinweis: Hausanschlüsse reichen oft nicht aus. Eventuell müssen mobile Baustromverteiler beim Versorger beantragt werden, notfalls müssen autarke Stromaggregate aufgestellt werden.
Event-Tipp vom Zelt-Architekt:
Wenn in der Zeltanlage frisch gekocht wird ist ein Strombedarf von 3 x 63 ACEE ein durchaus normaler Richtwert.
2. Wasser & Sanitär
- Catering benötigt Zu- und Abwasseranschlüsse
- Toilettenwagen erfordert einen Kanalanschluss oder einen separaten Fäkalientank (Aufpreis).
Ein Reinigungsservice während der Veranstaltung ist zu empfehlen.
3. Klima und Komfort
Zelte besitzen keine Isolierung. Um ein stabiles Raumklima zu gewährleisten sollte unbedingt beachten werden:
- Heizung: Auch im Sommer für die Abendstunden einplanen, um Abwanderung der Gäste durch Auskühlung zu verhindern.
- Abstand: Bestuhlung sollte mindestens 1 m Abstand zur Zeltwand haben (Kälteabstrahlung/Kondenswasser).
Teil 4 = Ausstattung: Notwendiges Equipment
Die Ausstattung definiert den Charakter des Zeltes und beeinflusst die Raumakustik sowie die Aufenthaltsqualität massiv.
Nebst dem unter Teil 2 genannten stabilen Zeltboden bieten wir:
1. Innenverkleidung und Akustik
Zelthimmel (Nessel), aber erst für Zelte ab 15 m Breite sinnvoll: Verkleidung der Dachkonstruktion. Dient der optischen Aufwertung (Gala-Look) und verbessert die Raumakustik durch Schallabsorption.
Systemkombination: Ein Zelthimmel ist technisch und optisch immer in Kombination mit einem Teppichboden und indirekter Beleuchtung zu planen. Auf keinen Fall sichtbare Leuchtkörper wie Kugellampen, Lüster oder Traversensysteme!
Die wesentlich günstiger Variante sind weiße oder farbige Deckenbanner (hängend oder liegend, bereits für Zelte ab 10 m Breite möglich) in Kombination mit Lichterketten.
2. Beleuchtungskonzept
Die Beleuchtung steuert die Atmosphäre und muss für Zelte spezifisch geplant werden.
Indirektes Licht: Bodenstrahler versteckt hinter Pflanzen fluten den Zelthimmel oder die Wände. Dies verhindert eine Blendung der Gäste und sorgt für ein angenehmes Wohlfühlambiente.
Lichterketten: in der Dachkonstruktion montiert, sind die effektivste und wirkungsvollste Lösung für die Grundbeleuchtung im Innen- und Außenbereich.
Ausschlusskriterium: Leuchtstoffröhren (Neonlicht) oder Plastik-Kugellampen sind für Event-Zwecke ungeeignet, da sie keine Atmosphäre erzeugen.
Lichtdesign: Für hochwertige Events (Galas/Hochzeiten) empfiehlt sich ein programmierbares Lichtsystem (Lichtdesign), abgestimmt auf das Programm.
3. Mietmobiliar
Die Wahl der Möbel ist entscheidend für den Flächenbedarf (siehe Teil 3):
- Bestuhlung: Auswahl zwischen funktionalen Eventgarnituren, Bankettbestuhlung oder Designerstühlen.
- Zusatzelemente: Alles ist möglich. Stehtische für den Empfang, Barelemente für den Ausschank, Buffettische für das Catering, Lounge-Möbel für Ruhezonen oder Hochtischgarnituren für die Terrasse.
4. Dekoration und Floristik
Echtpflanzen sorgen für ein kontrastreiches Ambiente in weißen Zelten.
Tischdekoration und Blumenschmuck sollten auf das Raumvolumen und die Zeltfarben abgestimmt sein.
Kulissenwände und Dekozäune runden das gesamte Zeltpaket perfekt ab.
Brandschutz: Alle Dekorationsmaterialien müssen zwingend die Brandschutzklasse B1 (schwer entflammbar) erfüllen.
Teil 5 = Kosten: Realistische Budgetplanung
Abschluss-Fakt: Eine verbindliche Kalkulation ist erst nach einer Ortsbegehung möglich. Sobald alle Fakten und Kundenansprüche bekannt sind, wird ein maßstabsgetreuer Zeltplan erstellt, der als Grundlage für das finale Angebot dient.
Wir können Ihnen aber gerne vorab Richtwerte zur Entscheidungsfindung mit auf den Weg geben.
Ein Zelt-Event erfordert ein Mindestbudget von ca. € 150,– bis ca. € 500,– pro Person, abhängig von Ausstattung und Rahmenprogramm.
Preisbeispiele
Zelte leer ab 100 Personen: beginnen ab einem m²-Preis von ca. € 30,– + 19% Mwst.
Zelte mit Ausstattung für 100 Personen: mit einfacher Ausstattung ab ca. € 75,– pro Person –
Galazelte bis ca. € 150,– pro Person + 19% Mwst.
Mindestauftragswert bei Zelten: € 5.000,– + 19% Mehrwertsteuer – siehe Zeltpreisliste
Catering: ab € 100,– pro Person + 19% Mwst.
Mindestauftragswert Catering: € 10.000,– + 19% Mwst. – siehe Cateringseite
Mobile Toiletten: ab ca. € 2.500,– + 19% Mwst.
Rahmenprogramme – Livemusik: ab ca. € 20,– – ca. € 50,– pro Person + 19% Mwst.
Die weitere Vorgehensweise
Wenn Sie sich nun für ein Event im Zelt entschieden haben, klicken Sie bitte auf unsere Startseite und lesen Sie den Absatz Qualität hat ihre Preis – in 5 Schritten zum perfekten Event.
